Engager des frais dans le cadre d’une mission pour son entreprise est très fréquent dans les SSII-ESN. En effet, dans ces entreprises, la plupart des salariés sont en mission. Dès lors la question des frais nécessaires à l’exécution d’une mission, qu’elle soit courte, longue, proche ou lointaine, fait partie du modèle économique de ces entreprises.
Ici le sujet porte sur une mission ponctuelle, qui s’apparente plutôt à un déplacement exceptionnel, celui qu’on ne fait pas tous les jours, celui qui n’est ni habituel ni convenu dans notre activité quotidienne.
On nous donne l’ordre de nous déplacer, on nous convoque ou bien on nous autorise à nous déplacer exceptionnellement dans le cadre de notre mission.
Évidemment ce déplacement n’est pas gratuit, et la question de son financement se pose rapidement. Qui paie, quoi et comment ?
La réponse est simple. L’accord de branche, notre convention collective, dit tout dans l’article 50 « Les déplacements hors du lieu de travail habituel nécessités par le service ne doivent pas être pour le salarié l’occasion d’une charge supplémentaire ou d’une diminution de salaire. ».
Le transport, l’hébergement et les repas sont à la charge de l’employeur.
L’employeur ne peut pas fixer des plafonds de remboursement qui auraient pour conséquence que le salarié assume finalement en partie les frais de déplacement. Par exemple l’employeur ne peut pas « caler » ses remboursements sur les fameux « barèmes URSSAF », qui, on le rappelle, ne sont que des seuils d’exonération de cotisations sociales, l’employeur payant les-dites cotisations sur la partie dépassant ses seuils.
Revenons en au déplacement, dans les faits, la première question qui se pose, c’est : le compte en banque du salarié est-il assez rempli pour payer les frais qu’il aura pendant la durée du déplacement ? Voire même, son compte en banque sera-t-il assez rempli pour assurer jusqu’au traitement final de la note de frais ?
Au salarié de voir, et demander une avance de frais s’il le juge nécessaire. La bonne foi du salarié est de mise, et l’employeur ne doit pas pouvoir s’opposer à l’octroi de l’avance de frais. Si toutefois l’employeur le faisait, le salarié peut alors demander une avance sur salaire, que l’employeur n’a pas le droit de refuser.
Quid du traitement de la note de frais ? Il est évident que le salarié doit présenter sa note de frais rapidement après le déplacement. Et il est tout aussi évident que l’employeur doit mettre en oeuvre les procédures et ressources adaptées pour traiter et rembourser les notes de frais dans les plus brefs délais.
Comme il y a toujours de la place pour ‘la triche’, ou bien l’abus, ou simplement des circonstances particulières, la vérification de la note de frais devrait se faire sur la base de critères explicités très clairement dans une procédure (note de service, règlement, politique interne) à disposition des salariés. Et le salarié de justifier en amont, en transparence, toute dépense peu habituelle.
En pratique, le fonctionnement actuel des entreprises au regard des frais professionnels tend finalement à ce que le salarié fasse une avance de trésorerie, autrement dit un prêt d’argent, à son entreprise… Cela parait-il tout à fait normal ?